Esta semana ha empezado el semestre en la Universidad. Es el último semestre que me separa del título y justo cuando el tiempo libre de mi vida se ha reducido drásticamente por varios razones. Nunca he sido de llevar un seguimiento de las tareas o los proyectos que debía hacer, como mucho en ocasiones una simple lista de tareas para no olvidarme nada. Pero ahora cuándo tengo cada hora de cada día ocupada, y con varios proyectos en los que trabajar, es necesario que cambie el sistema.
Por eso el “debe” del título. Porque sino empiezo a usar GTD veo que no podré acabar bien este curso. El GTD (Getting Things Done) es un sistema de gestión de tareas popularizado por David Allen quién ha dedicado su vida a encontrar la forma más productiva de organizar tus tareas. Es uno de los tantos sistemas que hay, pero uno de los más conocidos por los resultados que ha dado.
Ya hace tiempo que leo sobre esto, pero es cierto que mucha gente dice que no vale la pena complicarse la vida para hacer las tareas. Y bien, en parte tienen razón cuando no tienes muchas tareas o tienes mucho tiempo para hacerlas. Pero llega un punto en el que, si eres una persona con la que se puede razonar y de mente abierta, es mejor pararte a leer un poco y darle una oportunidad a un sistema de este tipo.
El GTD se compone de varios pilares pero el principal y mas conocido es el de la organización de las tareas. Su principio se basa en el fácil almacenamiento de las tareas y la revisión de estas. Descarta las típicas listas de prioridades en frente a diferentes “bandejas” por dónde deben pasar las tareas. El objetivo es que cuándo estemos trabajando nos centremos en el contenido de la tarea que hacemos ahora mismo, no en las otras tareas ni en estar nerviosos por tener en la cabeza las otras. Tener todas nuestras tareas en un sistema de este tipo nos ofrece una visión global del conjunto que nos permite despreocuparnos de la organización y centrarnos en lo que de verdad importa.
No soy ningún experto y no pretendo explicaros como funciona, sólo pretendo dar a conocer el sistema y el porqué lo quiero adoptar. Para acabar os dejo con los 5 pasos en los que se basta GTD.
- Recopilar: todas las tareas, ideas, trabajos… que nos lleguen pasan directamente (sino cumplen la regla de los 2 minutos) a la bandeja de entrada. Sin más, sin preocuparnos. Esto es una de las mejores cosas del sistema.
- Procesar: cada cierto tiempo debemos revisar nuestro sistema y decidir que hacer con las tareas de la bandeja de entrada. A veces podremos delegar las tareas o darnos cuenta que no nos importan y eliminarlas del sistema.
- Organizar: al procesar la bandeja de entrada deberemos decidir qué hacer con cada tarea. Para ello existen diferentes listas en las que van a parar todas las tareas. Acciones próximas, proyectos, en espera, algún día…
- Revisar: Cada cierto momento del día hay que decidir cuál es la siguiente tarea a hacer. Este es un paso clave pero también, con el tiempo, fácil gracias al sistema de gestión que requiere la disciplina GTD.
- Y finalmente, ningún sistema de gestión de tareas no sirve de nada sino se realizan las tareas.
Para acabar comentar que la repercusión del GTD deja claro que sus ventajas son asombrosas. Pero también hay que decir que realizarlo requiere una disciplina muy buena y unos cambios en el comportamiento de la mayoría de las personas que cuesta llevar a cabo. Hay que realizar un pequeño sacrifico esforzándote y adquiriendo la disciplina necesaria para organizar mejor tu vida. Pero, vale la pena.
